マイクロソフトオフィスとは何か
マイクロソフトオフィスは、マイクロソフト社が提供している文書作成のためのソフトです。その種類には、ワード、エクセル、パワーポイントといったものがあります。提供形式には、アプリケーション形式とクラウド形式があります。
このページでは、マイクロソフトオフィスではどのようなことができるるのかについて、各ソフト別に特徴を解説します。
ワードでは何ができるのか？
ワードとは、「文書作成ソフト」と呼ばれています。
その名の通り、文字を入力することがとても得意です！
独学で勉強している人でワードだと文字がキレイに揃わないのが不便で、どんな文書でも「エクセル」で作ってしまう！という声もよく聞くのですが、とてももったいないです！
文字がキレイに揃わない原因は、「タブ」と「インデント」、これさえ覚えればキレイな文書が簡単に作成できます！
仕事では「挨拶文」「はがき作成」「宛名ラベル」「議事録」等の作成を行うことができます。
「章立てされたマニュアル」といった長文もエクセルに比べて得意で、目次や索引などを活用して見やすく作成することができます。
ワードは実務に必須のソフトです！
エクセルでは何ができるのか？
エクセルは、「表計算ソフト」と呼ばれ、ビジネスで最も重要なソフトです。
仕事では簡易的なデータベース代わりに使用されることが多いソフトです。
簡単な四則演算ができることはもちろん、「関数」と呼ばれるあらかじめ用意された数式を使用し、簡単に合計を求めたり、最大値を求めるのみならず、文字にフリガナを振ったりすることもできます。
そんな便利な関数は400個以上用意されています！
その他グラフの作成等を、とても簡単に作成することができます。
仕事では「請求書」「報告書」「給与計算」「顧客リスト」「在庫管理」等の多岐にわたって使用されています。
エクセルも、実務には必須のソフトです！
ワードとエクセルの長所と短所！？
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【ワードの長所】
・常に余白部分が表示されているので、完成形がイメージがしやすい ・FAX送付状やあいさつ文など、テンプレートが用意されているので作成が便利 ・はがき、封筒の宛名ラベルを作成することができる！ ・マニュアル作成などの大量ページの作成時に必要な目次、索引、脚注などが作成できる ・表も、とても簡単に作成できる！
【ワードの短所】 ・住所録などの大量の表の作成は少し苦手 ・計算はできるけど、やっぱりエクセルの方が便利 ・イラストや写真などがすぐに動かすことができない |
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【エクセルの長所】
・ あらかじめセルがたくさんあるので表の作成が簡単 ・「並び替え」や「抽出」などができるのでデータの管理が得意 ・「関数」がたくさん使用できるので計算する書類を作成するのは得意 ・「グラフ作成」ができるので、見栄えのいい書類を作成できる ・イラストや写真をすぐに移動することができる
【エクセルの短所】 ・余白が表示されいないので、印刷する前にレイアウトの確認が必要 ・見えているまま印刷されず、文字が消えてしまうことがあるので注意！ ・複数ページになる文書の作成は少し苦手、目次とか自動的に作成できない |
ワードとエクセルの機能を勉強して、書類作成時にどちらを使った方が便利なのか判断できる人になると、会社でも大活躍できますよ！
パワーポイントでは何ができるのか？
パワーポイントは、「プレゼンテーションソフト」と呼ばれています。
プレゼンテーションとは「相手に正確な情報を伝え、行動を促す説明技術」のことです。
それを助けてくれるのが、このパワーポイントというソフトなのです！
エクセルやワードと大きく違うところは、文字や写真にアニメーションをつけたり、サウンドを追加したりすることができる点です！
さらに、紙芝居のように画面を切り替えながら説明を行うことできます！
大きな会場でプロジェクターやマイクを使って新商品の発表を行ったり、社内の会議で企画を提案したり、顧客に商品の説明を行ったりすることに活用できます。
プレゼンテーションの制作では「操作がわかりやすい」「図形や写真などを簡単にレイアウトできる」特性があるため、最近ではポスターやチラシの作成でも活用することが増えています。
エクセルやワードを使える人は増えてきていますが、これからは実務でパワーポイントも使えることは就職する際のアピールできる一つのポイントになりますよ！
